Для багатьох українських підприємців автомобіль – це не розкіш, а критично важливий інструмент для ведення бізнесу. Чи то доставка товарів, чи то постійні зустрічі з клієнтами по всій країні, власна автівка дозволяє бути мобільним та незалежним. Однак постає логічне питання: як правильно оформити транспортний засіб, щоб максимально оптимізувати податки? Чи можна законно зменшити базу оподаткування за рахунок витрат на бензин та сервісне обслуговування? Детально про це далі на iAutoUA.com, де ми розберемо всі юридичні та бухгалтерські тонкощі процесу.
Правовий статус автомобіля у діяльності ФОП
Перш за все, важливо розуміти фундаментальну річ: згідно з українським законодавством, ФОП не є окремою юридичною особою в тому розумінні, як ТОВ. ФОП – це фізична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність. Це означає, що суб’єктом права власності завжди залишається людина. Ви не можете зареєструвати автомобіль безпосередньо “на ФОП” у технічному паспорті – там буде вказано ваше Прізвище, Ім’я та По батькові як звичайної фізичної особи.
Проте, це не заважає вам використовувати автомобіль у бізнес-цілях. Головна проблема полягає у доведенні того, що кожна поїздка була здійснена саме для отримання доходу, а не для поїздки на дачу чи в супермаркет за продуктами для сім’ї. Саме цей аспект стає об’єктом пильної уваги податкової служби під час перевірок.
Загальна система чи єдиний податок?
Можливість списання витрат кардинально залежить від вашої системи оподаткування:
- Єдиний податок (1, 2, 3 групи): Тут все просто і водночас сумно. Платники єдиного податку платять фіксовану ставку або відсоток від обороту. Витрати (пальне, ремонт, амортизація) ніяк не впливають на суму податку. Ви можете витрачати мільйони на тюнінг автомоблія, але податок залишиться незмінним.
- Загальна система оподаткування: Це справжній “рай” для тих, хто хоче оптимізувати витрати. ФОП на загальній системі платить податки (ПДФО 18%, Військовий збір 1.5% та ЄСВ 22%) з чистого прибутку. Тобто: Дохід – Витрати = База оподаткування. Саме тут кожен чек за пальне стає вашим союзником у боротьбі за економію коштів.
Алгоритм купівлі авто для бізнесу
Якщо ви вирішили, що авто працюватиме на бізнес, важливо правильно провести процедуру закупівлі. Найвигідніший варіант – це купівля нового автомобіля у офіційного дилера з ПДВ (якщо ви є платником цього податку). Ви зможете отримати податковий кредит, що одразу дасть 20% віртуальної знижки на авто.
Важливий нюанс: Оплата за автомобіль повинна здійснюватися виключно з вашого підприємницького рахунку. Це залізобетонний доказ для податкової, що ресурс було залучено саме з бізнес-діяльності. Також у договорі купівлі-продажу бажано зазначити, що покупець – ФОП такий-то, хоча в техпаспорті СЦ МВС все одно напише просто фізособу.
| Показник | ФОП 3 група (ЄП) | ФОП Загальна система |
|---|---|---|
| Зменшення податків за рахунок пального | Ні | Так |
| Амортизація авто | Ні | Так (крім легкових донедавна) |
| Податковий кредит ПДВ | Тільки якщо платник ПДВ | Так (якщо платник ПДВ) |
| Складність обліку | Низька | Висока |
Списання витрат на пальне: як не “згоріти” на перевірці
Це найскладніша частина витратт. Щоб податкова визнала ваші витрати на бензин чи дизель законними, вам знадобиться цілий пакет документів. Просто прикласти чек з АЗС недостатньо. Податківці вважають, що якщо немає підтвердження маршруту, то ви їздили у власних справах.
Які документи потрібні?
- Наказ про використання автомобіля у господарській діяльності. У ньому ви прописуєте, що авто (марка, держномер) використовується для доставки товарів, поїздок до постачальників тощо.
- Подорожні листи (путівки). Хоча обов’язкову форму подорожніх листів скасували ще багато років тому, для ФОП на загальній системі це єдиний спосіб довести зв’язок поїздки з доходом. Ви можете розробити власну спрощену форму, де зазначатимете дату, маршрут, показники одометра та кількість літрів.
- Чеки або акти від постачальників пального. Найкраще використовувати паливні картки. Це дозволяє отримувати один підсумковий акт наприкінці місяця, що значно спрощує бухгалтерію.
Пам’ятайте про норми витрат пального. Ви не можете списувати 20 літрів на 100 км для малолітражки. Потрібно орієнтуватися на накази Мінтрансу або встановити власні внутрішні норми шляхом проведення контрольних замірів, що має бути оформлено відповідним актом.
Ремонт та технічне обслуговування (ТО)
Тут діє те саме правило: витрати повинні бути документально підтверджені та пов’язані з діяльністю. Якщо ви замінили оливу або відремонтували ходову частину, вам потрібні:
- Акт виконаних робіт від СТО (де вказано перелік робіт та запчастин).
- Документ про оплату (чек, платіжна інструкція).
- Важливо: СТО має бути офіційно зареєстрованим суб’єктом господарювання (ФОП або ТОВ), “гаражний” ремонт без документів списати не вдасться.
Цікавий момент щодо капітального ремонтуваня. Податковий кодекс дозволяє включати до витрат вартість поточного ремонту в повному обсязі, тоді як поліпшення (модернізація), що збільшують майбутні економічні вигоди, можуть амортизуватися протягом певного часу. Для ФОП на загальній системі амортизація легкових автомобілів довгий час була під забороною, але законодавство 2024-2026 років стало більш лояльним, дозволяючи включати амортизацію до витрат за умови ведення чіткого обліку.
Особливості ПДВ: податковий кредит та зобов’язання
Якщо ви ФОП – платник ПДВ, то купівля автомобіля дає вам право на податковий кредит. Це величезний плюс. Але будьте готові до “підводних каменів”. Якщо ви почнете використовувати авто не в господарській діяльності (наприклад, поїдете у відпустку в Карпати), ви зобов’язані нарахувати собі податкові зобов’язання з ПДВ на суму такого використання. Податкова часто перевіряє співвідношення пробігу в подорожніх листах та загального пробігу на спідометрі під час огляду.
Електромобілі для ФОП: тренд 2026 року
Враховуючи високі ціни на пальне, багато підприємців переходять на електрокари. Для ФОП це вигідно з точки зору експлуатаційних витрат, але складніше з точки зору бухгалтерії. Як списати “електрику”? Якщо ви заряджаєтеся на публічних станціях, ви отримуєте чеки або акти – тут проблем немає. Якщо ж зарядка відбувається вдома або в офісі, потрібно встановлювати окремий лічильник для обліку саме бізнес-енергії, інакше довести витрати буде неможливо.
Типові помилки, яких слід уникати
1. Відсутність зв’язку з КВЕДами. Якщо ваш КВЕД – “Програмування”, а ви списуєте витрати на вантажний мікроавтобус, пояснюючи це необхідністю возити ноутбук, у податкової виникнуть питання. Ваша діяльність має реально потребувати використання транспорту.
2. Заправка за готівку без фіскальних чеків. Пам’ятайте, що лише фіскальний чек (з QR-кодом) є підставою для витрат. “Папірці” з нефіскальних терміналів не враховуються.
3. Ігнорування страхування. Витрати на ОСЦПВ та КАСКО також можна включати до витрат ФОП на загальній системі, якщо авто використовується в бізнесі. Не забувайте про це, адже це суттєві суми, особливо для нових машин.
Висновок
Оформлення та експлуатація автомобіля через ФОП – це дієвий інструмент податкової оптимізації, особливо для тих, хто працює на загальній системі оподаткування. Хоча процес вимагає ретельного ведення документації (подорожніх листів, актів, чеків), фінансова вигода у вигляді зменшення бази ПДФО та отримання податкового кредиту з ПДВ перекриває всі бюрократичні труднощі. Головне – завжди мати документальне підтвердження того, що кожна крапля пального була спалена заради розвитку вашої справи.
Чи плануєте ви купувати авто для свого ФОП цього року? Поділіться своїм досвідом у коментарях або задавайте питання – ми допоможемо розібратися!
